Construire un deuxième cerveau pour votre entreprise : Le pouvoir de l'automatisation

Dans l'environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, la surcharge d'informations représente un défi important. Construire un deuxième cerveau L'automatisation transforme la façon dont votre entreprise gère les connaissances, les décisions et les flux de travail. Ce faisant, vous vous assurez que les informations critiques ne sont jamais perdues, tout en maximisant l'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce qu'un deuxième cerveau ?

Un deuxième cerveau désigne un système centralisé et externe conçu pour capturer, organiser et récupérer les connaissances de votre entreprise. Contrairement aux systèmes traditionnels de gestion des connaissances, qui servent souvent de classeurs numériques statiques, un deuxième cerveau est dynamique et interconnecté. Il ne se contente pas de stocker des informations, mais relie activement les idées, automatise les flux de travail et facilite la résolution créative des problèmes, ce qui permet à votre équipe de prendre plus rapidement de meilleures décisions.

Différences essentielles : Systèmes traditionnels de gestion des connaissances et deuxième cerveau

Alors que les systèmes traditionnels de gestion des connaissances sont typiquement.. :

• Passive et cloisonnée: Les informations sont souvent stockées dans des structures rigides, ce qui les rend difficiles à trouver et à appliquer dans différents départements ou plateformes.
• Axé sur les intrants: Ces systèmes se concentrent principalement sur le stockage des données, et moins sur la manière dont ces données sont récupérées ou utilisées dans de nouveaux contextes.
• Taille unique: L'interface utilisateur est généralement la même pour tout le monde, ce qui rend souvent plus difficile l'adaptation aux besoins spécifiques de l'équipe.

Un deuxième cerveau, en revanche, est :

• Actif et connecté: Il utilise des technologies avancées pour créer un réseau d'idées. Ce réseau permet aux utilisateurs de découvrir de nouvelles relations et de nouvelles idées au sein de l'entreprise.
• Orienté vers la production: Son objectif principal est de synthétiser l'information et de la transformer en résultats exploitables, tels que des rapports, des stratégies ou des produits.
• Personnalisé et adaptable: Il s'adapte au mode de travail de votre équipe et fait apparaître les informations les plus pertinentes en fonction des préférences individuelles ou de l'équipe.

L'automatisation : La clé d'un deuxième cerveau dynamique

Le pouvoir d'un deuxième cerveau vient vraiment de l'automatisation. Sans automatisation, le système risque de devenir un outil numérique de plus, qui peut ajouter de la complexité plutôt que de la valeur. L'automatisation vous permet de

1. Capturer et agréger les données: Collecte automatique de données provenant de diverses sources, telles que les courriels, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les outils de gestion de projet. Vous êtes ainsi assuré de ne jamais perdre de précieuses informations.
2. Organiser et relier les informations: Les algorithmes peuvent automatiquement classer les nouvelles données et les relier aux informations existantes, créant ainsi une base de connaissances “intelligente”.
3. Remise en surface des données pertinentes: Le système peut automatiquement suggérer des notes ou des modèles pertinents lorsque vous démarrez un nouveau projet connexe.
4. Intégrer les flux de travail: Par exemple, une idée de campagne de marketing peut générer automatiquement une tâche dans votre système de gestion de projet.

Les meilleurs outils d'automatisation pour votre deuxième cerveau

Pour construire un deuxième cerveau, choisissez la bonne technologies d'automatisation. Ces plateformes vous aident à aller au-delà de la simple prise de notes, en transformant votre base de connaissances en un système dynamique et interconnecté.

Plateformes de gestion des connaissances et de prise de notes

Ces plates-formes constituent le cœur de votre deuxième cerveau :

• Notion: Cet espace de travail tout-en-un vous permet d'organiser des notes, des bases de données et des projets. Il s'intègre à d'autres outils comme Zapier, permettant l'automatisation et la centralisation des tâches.
• Obsidienne: Une base de connaissances locale qui utilise une vue graphique pour visualiser les connexions entre les notes. Elle offre également de puissantes options de personnalisation grâce à des plugins.
• Evernote: Vétéran de la prise de notes numérique, Evernote excelle dans le découpage de sites web et la recherche de texte dans les documents.

Plateformes d'automatisation et de flux de travail

Ces outils relient votre deuxième cerveau à d'autres plateformes :

• Zapier: Une plateforme sans code qui automatise les flux de travail entre plus de 5 000 applications. Elle est idéale pour synchroniser les données et automatiser les tâches répétitives.
• Faire: Une alternative à Zapier qui permet des flux de travail plus complexes. Elle est utile pour les processus complexes impliquant plusieurs étapes.

Systèmes de gestion des documents et du contenu

Des outils comme Espace de travail Google et Microsoft 365 offrent des fonctions de collaboration essentielles, et leurs API permettent une intégration transparente avec votre deuxième cerveau, centralisant ainsi les fichiers de votre entreprise.

Structurer votre flux de connaissances automatisé

La mise en place d'un système de connaissances automatisé nécessite une planification minutieuse. Voici une approche étape par étape pour s'assurer que tout se passe bien :

1. Capture: Identifiez toutes les sources de données, telles que les courriels, les bases de données ou les appareils IoT. Utilisez l'automatisation pour capturer et centraliser ces données en temps réel.
2. Catégoriser: Appliquer un étiquetage et des métadonnées cohérents pour faciliter la recherche et la gestion des informations.
3. Récupérer: Faciliter la navigation dans le système en mettant en place une interface de recherche conviviale. Veillez à ce qu'il permette des recherches rapides et précises pour une prise de décision plus rapide.

Mesurer l'impact et l'amélioration continue

Pour garantir l'efficacité de votre système, intégrez les bons outils. API et iPaaS (Integration Platform as a Service) permettent le transfert et l'intégration transparents de données entre différentes applications commerciales, favorisant ainsi l'amélioration continue.